Gestion électronique des documents

Partager, envoyer, classer et archiver des documents numérisés

Dans toute entreprise, la paperasse est omniprésente. Elle représente un coût de traitement important et des erreurs potentielles non négligeables. 

Depuis plusieurs années, les entreprises cherchent un moyen de simplifier cette tâche. Pour la plupart des entreprises, la gestion administrative ne correspond pas à leur activité principale. Leur souhait est de se concentrer sur celle-ci. L'optimisation du temps de travail et le gain de qualité sont des demandes de plus en plus répandues dans les organisations, qu'elles soient du domaine privé ou des administrations. 

Pour faire face à cela, les logiciels de gestion se mettent à jour, nous voyons apparaître de nouvelles fonctionnalités. En plus des éditeurs propriétaires, les éditeurs Open Source voient leur popularité fortement augmenter depuis quelques temps. 

Odoo, dans sa dernière version, nous propose une gestion électronique des documents perfectionnée. Ce nouveau module permet de classer les factures, les tâches mais aussi les fiches produits. 

Si l'on compare avec des chiffres

            - En traitement initial des documents : on compte 45 heures 

            - Avec le module Documents d'Odoo : nous comptons 4 heures de traitement 


Le gain de temps est significatif


Les modules offrent également une passerelle de messagerie. Il est possible de créer des factures automatiquement à partir d'un document numérisé ou de la messagerie du fournisseur. 

Le module gère également la signature électronique. Cela facilite la gestion des documents : moins d'envois papier, d'impressions et de scans. L'ensemble de la procédure de validation s'effectue en ligne.

Ce module est intégré à la suite Odoo en version 12. Il possède des fonctionnalités qui démontrent l'évolution permanente de l'ERP Open Source Odoo.


L'IA au centre des objectifs d'Odoo


Documents

Personnalisation en ligne

Téléchargez des fichiers normaux ou créez des documents sous forme de liens

Attribuez des documents à des utilisateurs, clients/fournisseurs ou des documents 



Intégrations

Créez des tâches à partir de documents

Odoo Sign

Créez des factures fournisseurs à partir de documents PDF  ou images


Organisez

Hiérarchisez les dossiers 

Liaison des ressources aux documents

Travaillez par lots

Divisez des PDF multi-pages en plusieurs documents

Droit d'accès personnalisables par dossier 

Archivez ou supprimez des documents


Collaborez

Partagez des documents

Passerelle de messagerie

Partagez une liste de documents avec vos clients/fournisseurs

Flux de travail 

Actions automatisées par dossiers, contacts et/ou tâches

Possibilité de verrouiller un fichier

Processus de validation personnalisé 

Possibilité de créer des "documents manquants"

 

Odoo Document - GED